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Mi fórmula para hacer bien las “Tareas Elefante"
¿Alguna vez te ha tocado una tarea que te ha llevado varias horas, toda la mañana o incluso todo un día? Esas tareas de gran tamaño, las “Tareas Elefante”, son muy especiales y suponen todo un reto en tu trabajo. En realidad son tareas con trampa, porque encierran a su vez otras muchas tareas que hay que saber entender, planificar y hacer en el mejor momento.
Recientemente traté las Tareas Elefante en mi Curso de Productividad Online. Y me apetecía escribir sobre ellas en el blog, para todo el mundo. Porque todos tenemos que hacerlas en algún momento, y porque creemos (erróneamente) que son “tareas”. Cuando en realidad son miniproyectos. Comparto contigo un puñado de ideas que, tal vez, puedan ayudarte la próxima vez que te enfrentes a una tarea que te llevará unas cuantas horas.
Yo, cuando me molesto en dibujar este pequeño diagrama lo hago mejor. Pero mucho mejor. Y al contrario, cuando intento analizar estas tareas y despiezarlas mentalmente, suelo calcular mal y la cago. Porque mentalmente no alcanzo a ver todo el trabajo en conjunto y entender bien todo lo que hay por delante.
El hecho (previo) de haber representado visualmente, sobre el papel o una pizarra, todo el trabajo que hay por delante, te ayudará una barbaridad a trocear, dividir y despiezar esa gran tarea en otras muchas. Así que, como si en tu mano tuvieras unas tijeras virtuales, el segundo paso consiste en trocear la gran tarea en partes. En etapas, fases, escalones.
Imagina cualquiera de estas dos tareas y fíjate en lo distintas que son algunas de las partes en términos de exigencia para ti…
Las Tareas Elefante son tareas con trampa, porque encierran otras muchas tareas que hay que saber entender, planificar y hacer en el mejor momento.
De este modo, puedo acordar conmigo organizarme así: «Empezaré con la parte de escribir, la más creativa. La haré nada más empezar, que es cuando más despejado estoy. El tema de fotos y maquetación lo puedo hacer hacia el final de la mañana…». Y así con cada una de las partes. Elegir el mejor momento, la mejor hora, para cada una de esas partes, resulta clave para terminarla bien.
Hacer esta mini-planificación (rápida, no estoy hablando de más de 10-12 minutos) te ayudará a hacer antes y mejor esas Tareas Elefante. Porque hay que dar con la forma de compaginarlas con otras cosas, garantizar que las haces bien de principio a fin y, sobre todo, que no descuidas las partes más importantes. Y eso ciertamente es difícil cuando duran varias horas y tu concentración y energía van poco a poco hacia abajo.
Recientemente traté las Tareas Elefante en mi Curso de Productividad Online. Y me apetecía escribir sobre ellas en el blog, para todo el mundo. Porque todos tenemos que hacerlas en algún momento, y porque creemos (erróneamente) que son “tareas”. Cuando en realidad son miniproyectos. Comparto contigo un puñado de ideas que, tal vez, puedan ayudarte la próxima vez que te enfrentes a una tarea que te llevará unas cuantas horas.
Haz un análisis en papel
Los Mapas Mentales son un recurso muy eficaz cuando quieres estudiar, comprender y organizar el volumen de trabajo que tienes por delante. Tomar una hoja de papel y un lápiz y trazar un mapa mental no te llevará más de 3-5 minutos y este primer paso te ayudará a que los siguientes vayan en la dirección correcta.Yo, cuando me molesto en dibujar este pequeño diagrama lo hago mejor. Pero mucho mejor. Y al contrario, cuando intento analizar estas tareas y despiezarlas mentalmente, suelo calcular mal y la cago. Porque mentalmente no alcanzo a ver todo el trabajo en conjunto y entender bien todo lo que hay por delante.
Divide y Trocea en partes
En el blog he escrito sobre la fabulosa Técnica de Dividir y Trocear. Si hay un momento bueno para desempolvarla y ponerla en práctica, es a la hora de enfrentarte a una Tarea Elefante.El hecho (previo) de haber representado visualmente, sobre el papel o una pizarra, todo el trabajo que hay por delante, te ayudará una barbaridad a trocear, dividir y despiezar esa gran tarea en otras muchas. Así que, como si en tu mano tuvieras unas tijeras virtuales, el segundo paso consiste en trocear la gran tarea en partes. En etapas, fases, escalones.
Identifica las partes clave
Todos los pasos son importantes pero el tercero en concreto para mí es importantísimo. En ese ejercicio previo de analizar y comprender la tarea, es crucial detectar los puntos fuertes, las partes más delicadas, las Tareas Clave dentro de esa tarea.Imagina cualquiera de estas dos tareas y fíjate en lo distintas que son algunas de las partes en términos de exigencia para ti…
- Preparar un Informe-Análisis: dentro de esa tarea tendrás que recopilar información que tienes en varias carpetas y papeles, ir a varias webs y bucear entre sus datos, redactar un texto en el que presentas conclusiones y propones nuevos pasos.
- Preparar una Presentación: dentro de esa tarea tendrás que buscar iconos y fotografías para utilizar en tus transparencias, pensar creativamente para exponer visualmente una idea compleja, encontrar las palabras con las que quieres empezar y terminar tu charla.
Las Tareas Elefante son tareas con trampa, porque encierran otras muchas tareas que hay que saber entender, planificar y hacer en el mejor momento.
Distribuye las partes con inteligencia
Este paso es consecuencia directa del anterior. Toda vez que tienes identificada la naturaleza de cada parte de la tarea, te resultará más sencillo repartirlas a lo largo de las próximas horas, la mañana o todo el día que exija esa tarea. No es lo mismo hacer la parte creativa al comienzo del día, cuando estás más fresco e inspirado, que después de comer con el sopor de la tarde/digestión.De este modo, puedo acordar conmigo organizarme así: «Empezaré con la parte de escribir, la más creativa. La haré nada más empezar, que es cuando más despejado estoy. El tema de fotos y maquetación lo puedo hacer hacia el final de la mañana…». Y así con cada una de las partes. Elegir el mejor momento, la mejor hora, para cada una de esas partes, resulta clave para terminarla bien.
¿Y el resto de tareas?
Evidentemente no sólo tendrás que hacer esa tarea. Sino compaginarla con otras y variadas (Email, llamadas, tareas complementarias…). El hecho de esquematizar, dividir, trocear e identificar las partes clave y menores, te permitirá organizar el día (o los días) con mucha más facilidad. Y así podrás distribuir todas las piezas sobre el tablero con más criterio. De lo contrario, improvisarás y terminarás haciendo una chapuza (eso es, al menos, lo que me ocurre a mí.)Hacer esta mini-planificación (rápida, no estoy hablando de más de 10-12 minutos) te ayudará a hacer antes y mejor esas Tareas Elefante. Porque hay que dar con la forma de compaginarlas con otras cosas, garantizar que las haces bien de principio a fin y, sobre todo, que no descuidas las partes más importantes. Y eso ciertamente es difícil cuando duran varias horas y tu concentración y energía van poco a poco hacia abajo.
Mi fórmula para hacer bien las “Tareas Elefante”
Use el analisis FODA para generar estrategias
Uno de los temas más leídos en este blog es el de laPlanificación Estratégica, y dentro de estos, la herramienta de análisis conocida como Matriz FODAes una de las favoritas. Por esta razón, para facilitar el trabajo de investigación que realizan los lectores del presente artículo, hemos decidido agregar al final de este post una lista de 88 artículos relacionados con el tema, ordenados alfabéticamente.22 de marzo de 2010
Manuel Gross
Manuel Gross
Aquí comienza el artículo original:
Extractado y adaptado del libro Conceptos de Administración Estratégica de Fred R. David, en el blog de Universia:
La matriz para formular estrategias de las amenazas-oportunidades debilidades-fuerzas (FODA)
La matriz amenazas-oportunidades-debilida
Estrategias de fuerzas y debilidades, estrategias de debilidades y oportunidades, estrategias de fuerzas y amenazas, y estrategias de debilidades y amenazas.
Observar los factores internos y externos clave es la parte más difícil para desarrollar una matriz FODA y requiere juicios sólidos, además de que no existe una serie mejor de adaptaciones.
a) Las estrategias FO (Fortalezas con Oportunidades)
Usan las fuerzas internas de la empresa para aprovechar la ventaja de las oportunidades externas. Todos los gerentes querrían que sus organizaciones estuvieran en una posición donde pudieran usar las fuerzas internas para aprovechar las tendencias y los hechos externos. Por regla general, las organizaciones siguen a las estrategias de DO, FA o DA para colocarse en una situación donde puedan aplicar estrategias FO. Cuando una empresa tiene debilidades importantes, luchará por superarlas y convertirlas en fuerzas. Cuando una organización enfrenta amenazas importantes, tratará de evitarlas para concentrarse en las oportunidades.
b) Las estrategias DO (Debilidades ante Oportunidades)
Pretenden superar las debilidades internas aprovechando las oportunidades externas. En ocasiones existen oportunidades externas clave, pero una empresa tiene debilidades internas que le impiden explotar dichos oportunidades. Por ejemplo, podría haber una gran demanda de aparatos electrónicos para controlar la cantidad y los tiempos de la inyección de combustible los motores de automóviles (oportunidad), pero un fabricante de partes para autos quizás carezca de la tecnología requerida para producir estos aparatos (debilidad). Una estrategia DO posible consistiría en adquirir dicha tecnología constituyendo una empresa de riesgo compartido con una empresa competente en este campo. Otra estrategia DO sería contratar personal y enseñarle las capacidades técnicas requeridas.
c) Las estrategias FA (Fortalezas para enfrentar las Amenazas)
Aprovechan las fuerzas de la empresa para evitar o disminuir las repercusiones de las amenazas externas. Esto no quiere decir que una organización fuerte siempre deba enfrentar las amenazas del entorno externo. Un ejemplo reciente de estrategia FA se presentó cuando Texas Instruments usó un magnífico departamento jurídico (fuerza) para cobrar a nueve empresas japonesas y coreanas casi 700 millones de dólares por concepto de daños y regalías, pues habían infringido las patentes de semiconductores de memoria. Las empresas rivales que imitan ideas, innovaciones y productos patentados son una amenaza grave en muchas industrias.
d) Las estrategias DA (Debilidades para resistir a las Amenazas)
Son tácticas defensivas que pretenden disminuir las debilidades internas y evitar las amenazas del entorno. Una organización que enfrenta muchas amenazas externas y debilidades internas de hecho podría estar en una situación muy precaria. En realidad, esta empresa quizá tendría que luchar por supervivencia, fusionarse, atrincherarse, declarar la quiebra u optar por la liquidación.
La tabla siguiente contiene una presentación esquemática de una matriz FODA. Nótese que la primera, segunda, tercera, y cuarta estrategia son: FO, DO, FA, y DA, respectivamente.
La matriz FODA para la formulación de estrategias.
En blanco | FUERZAS-F Anotar las fuerzas | DEBILIDADES-D Anotar las debilidades |
OPORTUNIDADES-O Anotar las oportunidades | ESTRATEGIAS-FO Anotar las fuerzas para aprovechar las oportunidades | ESTRATEGIAS-DO Superar las debilidades aprovechando las oportunidades |
AMENAZAS-A Anotar las amenazas | ESTRATEGIAS-FA Usar las fuerzas para evitar las amenazas | ESTRATEGIAS-DA Reducir las debilidades y evitar las amenazas. |
Nótese a que la matriz FODA cuenta con nueve celdas. Como se indica, hay cuatro celdas para factores clave, cuatro celdas para estrategias y una celda que siempre se deja en blanco (las celda superior de la izquierda). Las cuatro celdas de la estrategia llamadas FO, DO, FA, DA se ocupan después de llenar las cuatro celdas de los factores claves, llamados F, D, O, A.
La matriz FODA se lleva acabo en los ocho pasos siguientes:
1. Hacer una lista de las oportunidades externas clave de la empresa.
2. Hacer una lista de las amenazas externas clave de la empresa.
3. Hacer una lista de las fuerzas internas clave de la empresa.
4. Hacer una lista de las debilidades internas clave de la empresa.
5. Adecuar las fuerzas internas a las oportunidades externas y registrar las estrategias FO resultantes en la celda adecuada.
6 Adecuar las debilidades internas a las oportunidades externas y registrar las estrategias DO resultantes en la celda adecuada.
7. Adecuar las fuerzas internas a las amenazas externas y registrar las estrategias FA resultantes en la celda adecuada.
8. Adecuar las debilidades internas a las amenazas externas y registrar las estrategias DA resultantes en la celda adecuada.
El propósito de cada instrumento de la etapa 2 de la adecuación consiste en generar estrategias alternativas viables y no en seleccionar ni determinar ¡qué estrategias son mejores! No todas las estrategias desarrolladas en una matriz FODA, por consiguiente, serán seleccionadas para su aplicación. La ilustración siguiente contiene un ejemplo de una matriz FODA para una compañía del ramo de los alimentos.
La matriz FODA para Campbell Soup Company
FUERZAS-F 1. La Razón de liquidez aumentó a 2.52 2. El Margen de utilidad aumentó a 6.94 3. La moral de los empleados es buena 4. El Nuevo sistema de información computarizado 5. La participación en el mercado ha aumentado a 24 % | DEBILIDADES-D 1. No se han resuelto demandas legales 2. La capacidad de la planta ha bajado a 74 % 3. Falta de un sistema de administración estratégica 4. Los gastos de investigación y desarrollo han aumentado 31 % 5. Los incentivos para distribuidores no han sido eficaces | |
OPORTUNIDADES-O 1. Unificación de Europa Occidental 2. Mayor conciencia de la salud al elegir alimentos 3. Economías de libre mercado naciendo en Asia 4. La demanda de sopas aumenta 10 % al año 5. Tratado de libre comercio EEUU, Canadá y México | ESTRATEGIAS-FO 1. Adquirir compañía del ramo de los alimentos en Europa (F1, F5, O1) 2. Construir planta manufacturera en México (F2, F5, O5) 3. Desarrollar sopas nuevas y saludables (F3, O3) 4. Construir empresa de riesgo compartido para distribuir sopa en Asia (F1, F5, O3) | ESTRATEGIAS-DO 1. Construir empresa de riesgo compartido para distribuir sopa en Europa (D3, O1) 2. Desarrollar productos nuevos Pepperidge Farm Construir empresa de riesgo compartido para distribuir sopa en Asia (D1, O2, O4) |
AMENAZAS-A 1. Los ingresos por alimentos sólo están incrementando 1 % al año 2. Los paquetes de alimentos preparados Banquet de Conagra encabezan el mercado con una participación del 27.4 % 3. Economías inestables de Asia 4. Las latas de latón no son biodegradables 5. Valor bajo del dólar | ESTRATEGIAS-FA 1. Desarrollar nuevos paquetes de alimentos para microondas (F1, F5, A2) 2. Desarrollar nuevos recipientes biodegradables para las sopas (F1, F5, A2) | ESTRATEGIAS-DA 1. Cerrar operaciones europeas poco rentables (D3, A3, A5) 2. Diversificarse con alimentos aparte de sopas (D5, A1) |
Las directrices para formular estrategias que se presentaron en el capítulo relativo a las estrategias en acción, pueden reforzar el proceso para ajustar los factores clave, internos y externos.
Por ejemplo, cuando una organización cuenta con el capital y los recursos humanos necesarios para distribuir sus propios productos (fuerza interna) y los distribuidores no son confiables, son caros o incapaces de satisfacer las necesidades de la empresa (amenaza externa), entonces la integración hacia delante puede ser una estrategia FO atractiva.
Cuando una empresa tiene demasiada capacidad de producción (debilidad interna) y su industria básica está registrando un descenso en las ventas y las utilidades anuales (amenaza externa), entonces la diversificación concéntrica puede ser una estrategia DA efectiva.
Es importante usar términos estratégicos específicos, no generales, cuando se elabora una matriz FODA. Además, es importante incluir un tipo de anotaciones como "F1, O2," después de cada estrategia de la matriz revela la lógica que sustenta cada una de las estrategias alternativas.
Ilustración: www.gensolmex.com/
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